DINAS ARSIP DAN PERPUSTAKAAN KAB. SRAGEN
0271 892721 sms 081329343920 081329343920 perpustakaansragen@gmail.com
Ayo Gemar Membaca Untuk Mewujudkan SRAGEN SMART CITY

STRATEGI PENGATURAN ARSIP STATIS PADA LEMBAGA KEARSIPAN DALAM UPAYA MENINGKATKAN AKSES DAN MUTU LAYANAN ARSIP STATIS KEPADA PUBLIK

Monday, September 11th 2017.

Oleh : Drs. Azmi, M.si
A. Latar Belakang
Latar belakang penulisan artikel dengan judul Strategi Pengolahan Arsip
Statis Pada Lembaga Kearsipan Dalam Upaya Meningkatkan Akses Dan Mutu
Layanan Arsip Statis Kepada Publik, didasarkan atas pentingnya pengolahan arsip
statis bagi suatu Lembaga Kearsipan sebagai lembaga pemerintah yang memiliki
fungsi menyimpan, memelihara, menyelamatkan, dan mengaktualisasikan
kembali arsip statis kepada publik/masyarakat.

Ada dua alasan mengapa topik ini menjadi pilihan penulis. Pertama,
adalah alasan praktis karena penulis sebagai pegawai yang bekerja pada Unit
Kerja Pengolahan Arsip Statis di Arsip Nasional RI (ANRI). Kedua, adalah
pertimbangan strategis karena pengolahan arsip statis sangat signifikan terhadap
keberhasilkan suatu Lembaga Kearsipan (Pusat, Daerah: Provinsi,
Kabupaten/Kota) sebagai wali arsip statis dalam meningkatkan akses dan mutu
layanan arsip statis kepada publik.

Alasan pertama penulis mungkin nampaknya naif. Tetapi alasan kedua
merupakan amananat konstitusi yang harus dilaksanakan oleh Lembaga
Kearsipan, seperti disebutkan pada Pasal 3 UU No. 7 Tahun 1971 tentang
Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan bahwa tujuan kearsipan ialah untuk
menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang
perencanaan, pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk
menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.
Begitu juga Pasal 13 Keppres No. 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip
Statis, menegaskan bahwa terhadap arsip statis yang diterima Lembaga
Kearsipan, dilakukan penataan dengan mengelompokkan arsip statis berdasarkan
informasi yang dikandungnya dan bentuk atau media arsip statis, yang
pelaksanaan dilakukan dengan tata cara dan teknik tertentu untuk
mempermudah penyimpanan, perawatan, penyelamatan, dan penggunaan arsip
statis

Menurut pandangan penulis, pelaksanaan Pasal 3 UU No.7 Thn 1971 dan
Pasal 12 Keppres No.105 Thn 2004, tidak berhenti pada bagaimana arsip yang
memiliki nilai kebuktian dilestarikan (to preserve their evidential value) di
Lembaga Kearsipan, tetapi juga bagaimana Lembaga Kearsipan dapat
mendayagunakan khasanah arsip statisnya sehingga dapat diakses dan
dimanfaatkan secara optimal oleh masyarakat/publik (making them accessible for
use).

B. Pengaturan Arsip dan Fungsi Kultural Arsip Statis
Arsip sebagai informasi terekam (recorded information) merupakan
endapan informasi kegiatan administrasi/bukti transaksi pelaksanaan fungsi unitunit
kerja yang terekam dalam berbagai media (Walne, 1988:128). Bila arsip
dilihat sebagai informasi terekam tentang pelaksanaan kegiatan sesuai fungsifungsi
dan tugas unit kerja suatu instansi, seperti yang dimaksudkan Walne
sebenarnya membuktikan bahwa arsip merupakan bagian dari memori kolektif
bangsa yang berawal dari memori organisasi (corporate memory) tentang
bagaimana organisasi itu didirikan, dijalankan, dan dikembangkan.

Dalam paradigma life cyle of records, arsip dalam fungsinya sebagai
records kelak akan beralih menjadi archives (arsip yang menurut penilaian teknik
dan hukum yang berlaku harus disimpan dan dikelola oleh Lembaga Kearsipan
karena memiliki nilaiguna pertanggungjawaban nasional). Lembaga Kearsipan
memiliki kewajiban melestarikan dan mengaktualisasikan arsip statis sebagai
bahan pertanggungjawaban nasional atau warisan budaya bangsa dalam rangka
pembentukan jatidiri bangsa.

Secara umum arsip statis disimpan, dilestarikan, diolah dan didayagunakan
untuk memenuhi fungsi kultural dalam rangka kehidupan kebangsaan tanpa
melepaskan arsip dari ikatan provenance dan original order-nya. Dalam rangka
fungsi kultural ini pengaturan arsip statis dirancang untuk memenuhi kebutuhan
layanan kesejarahan, layanan penelitian dan layanan publik, sehingga dalam
pengaturannya didasarkan kepada prinsip asal-usul/provenance , yakni pengaturan
arsip sesuai dengan asal-usul organisasi penciptanya (is that archives should be
kept according to their source), dan prinsip aturan asli/original order, yakni
pengaturan arsip harus mempertahankan sistem aturan asli yang digunakan saat arsip tersebut diciptakan (is that archives should be kept according in the originally
imposed on them).

Layanan kesejarahan dilakukan untuk memberi bukti-bukti otentik
mengenai keberadaan dan peran instansi pencipta arsip selengkap mungkin dalam
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, sehingga generasi mendatang dapat
mengenali bagaimana pendahulunya bertanggung jawab dalam penyelenggaraan
negaranya. Dengan demikian arsip statis dapat menjadi bukti otentik dan
terpercaya sebagai bukti sejarah dan sekaligus berfungsi sebagai memori kolektif
yang menjadi simpul-simpul pemersatu bangsa seiring dengan melemahnya nilainilai
nasionlalisme dan batas-batas wilayah bangsa pada era reformasi dan
globalisasi.

Layanan penelitian keilmuan juga merupakan bagian penting dari fungsi
kultural arsip statis. Arsip statis yang berisi informasi tentang prestasi intelektual
akan menjadi bahan kajian dalam rangka pengembangan wawasan dan kualitas
hidup yang lebih baik selain memberikan kebanggaan dan kehormatan kepada
generasi penerusnya, serta kebanggaan bangsa dalam pergaulan internasional.
Fungsi kultural juga menyangkut pemenuhan kebutuhan rakyat pada
umumnya, terutama mengenai kejelasan hak dan kewajiban rakyat terhadap
negara. Penyelenggaraan negara dilaksanakan dan menjadi tanggung jawab
kolektif, sehingga di dalamnya terdapat hak dan kewajiban individu/orang
perseorangan atau organisasi. Arsip statis akan memberikan bukti-bukti otentik
mengenai kejelasan hak dan kewajiban rakyat terhadap negara dan sebaliknya
kewajiban negara kepada rakyatnya (check and balances).

Persoalannya adalah bagaimana arsip statis dapat diatur/diolah dengan
benar, sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan dan perubahan karakter public
demand terhadap informasi arsip statis sebagai memori kolektif bangsa dan bahan
pertanggungjawaban nasional. Pengaturan arsip statis yang benar pada prinsipnya
adalah bagaimana mengolah arsip sebagai informasi kultural yang siap pakai untuk
setiap penggunaan bagi kepentingan pemerintahan dan kehidupan kebangsaan
atau kepentingan pelestarian budaya bangsa. Artinya pengaturan arsip statis harus
mengacu pada upaya mendukung peningkatan efektivitas pelestarian dan
pemanfaatan memori organisasi pencipta arsip dan memori kolektif bangsa pada
skala yang lebih luas

Berkaitan dengan hal tersebut Lembaga Kearsipan sebagai institusi yang
bertanggung jawab terhadap penyelenggaraan kearsipan statis harus menyadari
sejak awal, bahwa untuk memenuhi fungsi kultural arsip statis, pengaturan arsip
statis sangat dipengaruhi oleh kesiapan lingkungan internal Lembaga Kearsipan
atas berbagai aspek pendukung, seperti ilmu kearsipan, standar, ruang
pengolahan, peralatan, SDM, dan koordinasi kerja.

C. Strategi Pengaturan Arsip Statis
Schellenberg (1961) menyebutkan dua tujuan utama pengaturan arsip
statis, yakni melestarikan arsip yang bernilai guna kebuktian (to preserve their
evidential value) dan mendayagunakannya agar dapat diakses dan dimanfaatkan
secara optimal oleh masyarakat/publik (making them accessible for use).
Meskipun konsep Schellenberg sudah lama, namun konsep tersebut menurut
penulis masih tetap aktual dan relevan untuk diterapkan dalam pengaturan arsip
statis di Lembaga Kearsipan (Pusat dan Daerah) pada saat sekarang.

Menurut penulis untuk mencapai tujuan pengaturan arsip statis, seperti
yang dimaksudkan oleh Schellenberg, maka Lembaga Kearsipan perlu memiliki
konsep atau strategi pengaturan arsip statis. Dengan strategi ini, arsip statis hasil
akuisisi atau transfer dari lembaga pencipta arsip akan diatur dengan kontrol
ilmu kearsipan, standard deskripsi, dan koordinasi kerja yang ketat. Kemudian
ditopang dengan aspek pendukung berupa peralatan yang standar, SDM yang
profesional, dan ruang kerja yang representatif. Dengan sistem kerja ini arsip
statis sebagai input akan menghasilkan output berupa informasi yang otentik
dan reliabel, sehingga dapat diakses dan dimanfaatkan oleh masyarakat/publik.
Alur pikir strategi pengaturan arsip statis pada Lembaga Kearsipan dalam
upaya meningkat akses dan mutu layanan arsip statis kepada publik dapat
digambarkan dalam model, seperti di bawah ini.

Model Strategi Pengaturan Arsip Statis pada Lembaga Kearsipan
1. Ilmu Kearsipan (Archival Science)
Mengolah arsip adalah mengolah informasi, sehingga dalam
pengolahannya memerlukan pengetahuan khusus di bidang kearsipan.
Pemahaman akan konsep, teori dan prinsip-prinsip kearsipan statis harus
dijadikan pijakan bagaimana informasi arsip statis diolah. Ilmu kearsipan
berperan sebagai unsur kontrol pelaksanaan pengaturan arsip statis. Pengaturan
arsip statis tanpa didasari ilmu kearsipan akan menjadikan informasi arsip statis
sebagai informasi pada umumnya (pustaka/museum), bukan lagi sebagai
informasi yang unik.

Dari sisi kultural, arsip memiliki karakteristik yang berlainan dengan
produk pustaka. Schellenberg (1956) menyebutkan dua perbedaan mendasar,
yaitu cara keduanya tercipta dan cara bagaimana keduanya dikelola. Kekhasan
arsip adalah tercipta atau terakumulasi sebagai akibat langsung dari kegiatan
fungsional, sehingga arti pentingnya terletak pada keterkaitan organis dalam
hubungannya dengan instansi pencipta (creating agency) dan naskah lainnya.
Produk pustaka tercipta karena kreativitas budaya dalam bentuk informasi utuh
dan terlepas hubungan antara naskah satu dengan yang lain.

Perbedaan dasar tersebut mendasari perbedaan teknis pengelolaan arsip,
baik mengenai proses akuisisi, pengolahan informasi dan deskripsi. Akuisisi arsip
selalu terkait dengan sesuatu pencipta dan kaitan antarnaskah, sementara
produk pustaka dapat diperoleh dari berbagai sumber yang masing-masing
berdiri sendiri. Pengolahan informasi arsip mengacu kepada dua hal secara
terpadu, yakni fungsi dan aspek substansi, sehingga bersifat organik. Sementara
pengaturan informasi pustaka mengacu pada substansi secara murni. Pada aspek
deskripsi, arsip bersifat multilevel sehingga dituangkan dalam bentuk saranapenemuan arsip (finding aid : senarai, inventaris), sementara deskripsi produk
pustaka bersifat monolevel yang dituangkan dalam katalog.

Melihat perbedaan mendasar di atas, meskipun sama-sama dalam
rumpun informasi maka pengolahan arsip harus didasari pada ilmu tersendiri.
Karena prinsip-prinsip pengelolaannya berbeda antara arsip dengan bidang
pustaka atau bidang informasi lainnya.

2. Standar Deskripsi ( Description Standard)
Arsip yang disimpan di Lembaga Kearsipan merupakan informasi yang
tidak begitu saja dapat diakses, tetapi harus diolah terlebih dahulu sehingga
dapat dimanfaatkan untuk berbagai kepentingan oleh publik atau masyarakat.
Pengaturan arsip yang telah diserahkan oleh lembaga penciptanya ke lembaga
kearsipan hingga menjadii sumber informasi yang senantiasa dapat diakses
dilakukan melaui kegiatan penataan fisik dan informasi arsip statis.

Penataan arsip akan mudah dilakukan apabila seseorang memiliki
informasi banyak tentang arsip yang akan ditanganinya, baik mengenai identitas
pencipta arsip, sistem penataannya, riwayat arsip, kondisi atau keadaan arsip,
ataupun hal-hal lainnya. Karena itu Lembaga Kearsipan harus memiliki standar
deskripsi arsip statis yang berfungsi sebagai unsur kontrol terhadap pengaturan
arsip, sehingga Arsiparis dapat melakukan pendeskripsian arsip statis dengan
standar baku yang berlaku, baik secara nasional dan internasional.

ICA (international council on archvves) 2000, mendefinisikan deskripsi arsip
adalah penyusunan suatu gambaran yang akurat dari suatu unit arsip yang
dideskripsi secara lengkap beserta segenap komponennya. Gambaran tersebut
mencerminkan proses pelestarian, penataan, analisis dan pengaturan informasi
guna mengidentifikasikan bahan arsip tersebut, termasuk penjelasan konteks dan
sistem kearsipan yang melahirkan arsip tersebut.

Deskripsi arsip dimaksudkan untuk dapat memberikan akses informasi
mengenai asal–usul, isi dan sumber dari berbagai kumpulan arsip, struktur
pemberkasannya, hubungannya dengan arsip lain, dan cara bagaimana arsip
tersebut dapat ditemukan dan digunakan.
International Standard on Archival and Description (General) : ISAD (G),
ICA (2000), merupakan standar umum deskripsi arsip statis yang berlakuyang terdiri atas 26 elemen pendeskripsian arsip lembaga/instansi/organisasi
pemerintah. Keduapuluh enam elemen yang disampaikan dalam aturan umum ini
siap digunakan, tetapi tidak semua elemen mutlak digunakan dalam setiap
pendeskripsian arsip statis. Serangkaian elemen yang sangat dipertimbangkan
penting untuk pertukaran informasi deskriptif secara internasional adalah: 1)
identity statemen area, 2) context area, 3) content and structure area, 4)
conditions of access and use area, 5) allied materials area, 6) note area,
description control area.

Titik-titik akses informasi arsip statis didasarkan pada elemen-elemen
deskripsi. Nilai titik-titik akses ditumbuhkembangkan melalui kendali sumber.
Karena pentingnya titik akses untuk pencarian/penemuan kembali informasi,
telah dikembangkan suatu standar ICA terpisah antara arsip lembaga pemerintah
dengan nonlembaga pemerintah, International Standard Archival Authority
Record for Corporate Bodies, Persons and Families (ISAAR:CPF). ISAAR (CPF)
memberikan aturan umum untuk menyusun arsip yang menggambarkan badanbadan
hukum, perorangan dan keluarga, yang disebut sebagai pencipta (creator)
dalam pendeskripsian arsip. Elemen deskripsi ISAAR (CPF) 2004, meliputi : 1)
identity area, 2) description area, 3) relationship area, 4) control area, 5) relating
corporate bodies, persons and families to archival materials and other resources.
Dengan adanya standar deskripsi arsip statis, baik untuk khasanah arsip
statis yang berasal lembaga pemerintah (ISAD) atau nonlembaga pemerintah
(ISAAR) : swasta, ormas/orpol, personal, dan keluarga, maka pengolahan arsip
statis di Lembaga Kearsipan memiliki suatu pola baku/standar sesuai dengan
creating agency-nya, sehingga akses publik terhadap khasanah arsip statis lebih
meningkat.

3. Koordinasi (Coordination)
Koordinasi (coordination) adalah proses sikronisasi dan pembentukan
hubungan fungsional antar unsur-unsur dari suatu sistem atau sub-sistem, untuk
mencapai tujuan tertentu (Soekamto, 1983:69). Koordinasi, merupakan suatu
istilah singkat/pendek yang terkadang mudah untuk diverbalkan tetapi sulit
diimplementasikan.
Dalam lingkup archives management pekerjaan pengolahan arsip
merupakan salah satu sub sistem dari sistem pengelolaan arsip statis (akuisisi,
Internasional. Deskripsi arsip disusun secara bertingkat (multilevel descriptionpengolahan, pelestarian, akses dan layanan, pemanfaatan dan pendayagunaan).
Karena itu pelaksanakan kegiatan pengolahan arsip statis tidak akan berjalan
optimal tanpa adanya koordinasi kerja yang baik dengan unit kerja lain, seperti
Unit Kerja Pelestarian (Penyimpanan dan Reproduksi), Unit Kerja Layanan
Informasi.

Hubungan antarsubsistem tersebut dapat terlihat ketika Arsiparis hendak
mengolah arsip diperlukan khasanah arsip yang tersimpan di ruang penyimpanan
(depo) – tempat penyimpanan arsip statis. Koordinasi berfungsi sebagai unsur
kontrol pelaksanaan pengaturan arsip statis agar kegiatan pengaturan dan
pengaktualisasian data dapat berjalan efektif. Pengaturan arsip pada ruang
pengolahan tidak akan berjalan efektif apabila tidak ada hubungan kerja yang
harmonis antara Unit Kerja Pengolahan dengan Unit Kerja Penyimpanan Arsip.
Begitu halnya antara Unit Kerja Pengolahan dengan Unit Kerja Layanan Informasi
terutama ketika terjadi revisi atau pembaruan data (updating data) jalan
masuk/sarana penemuan arsip.

4. Ruang Pengolahan (Description Room)
Pekerjaan mengolah arsip adalah proses kerja kearsipan yang cukup
panjang, mulai dari survei, identifikasi, deskripsi, labeling, hingga penyusunan
finding aid. Karena itu pekerjaan mengolah arsip membutuhkan suatu ruang
khusus sebagai unsur pendukung pelaksanaan pengaturan arsip statis. Ruang
pengolahan yang ada harus dapat menciptakan efisiensi, efektivitas,
perlindungan/keamanan arsip, serta kenyamanan dan kreativitas bekerja
Arsiparis. Selain itu ruang pengolahan juga harus mempertimbangkan karakter
atau jenis media arsip.

Persoalannya adalah bagaimana Lembaga Kearsipan
dapat mewujudkan pembangunan ruang pengolahan arsip yang seperti itu. Hal
ini menyangkut banyak hal yang harus dipertimbangkan atau dengan kata lain
diperlukan adanya studi kelayakan (feasibility study). Harus dilakukan kajian
untuk menjamin bahwa keberadaan ruang pengolahan arsip statis akan
menunjukkan secara nyata pada peningkatan efisiensi, efektivitas, keamanan,
kenyamanan dan kreativitas pengolahan arsip, yang hilirnya merupakan kinerja
Lembaga Kearsipan secara keseluruhan.akuisi, keamanan dan pelestarian arsip.

Dengan adanya studi kelayakan akan
dapat diambil keputusan tepat apakah suatu Lembaga Kearsipan sudah
memerlukan ruang pengolahan arsip yang menyatu dengan ruang
penyimpanan/depo atau terpisah dengan depo tetapi dalam satu area.
Secara umum volume, keamanan, media arsip, pelestarian dan kualitas
akuisisi arsip menjadi pertimbangan utama bagi Lembaga Kearsipan untuk
memutuskan pembangunan ruang pengolahan. Karena dalam konteks
manajemen kearsipan fungsi pengolahan arsip statis tidak terpisahkan dengan
fungsi lainya, yakni akuisisi, preservasi, akses dan layanan, serta pemanfaatan
dan pendayagunaan arsip statis.Oleh karena itu usulan pembangunan ruang
pengolahan arsip harus didukung data empirik mengenai volume arsip, jenis/tipe
arsip dan kualitas informasi.

Kenyamanan dan kesehatan pegawai juga penting untuk menjadi
pertimbangan pembangunan ruang pengolahan yang terpisah dengan wilayah
administasi. Kegiatan pengolahan arsip yang menyatu dengan wilayah
administasi pada Lembaga Kearsipan bukanlah suatu contoh yang tepat dalam
mengolah informasi arsip statis.
Studi kelayakan dapat dilakukan oleh pejabat fungsional Lembaga
Kearsipan atau memanfaatkan tenaga profesional dari instansi lain. Apa pun
yang menjadi pilihan hasil studi tersebut merupakan bahan yang harus dikaji
oleh manajemen. Dengan adanya persetujuan manajemen/pimpinan
pembangunan ruang pengolahan arsip dapat direalisasikan.

4. Peralatan (Tools)
Penataan arsip adalah tindakan dan prosedur yang dilalui dalam
pengaturan arsip berupa penempatan arsip dalam sarana kearsipan, misalnya
boks, amplop, can, rak atau lemari arsip sesuai dengan jenis arsip dan
perencanaan tata letak yang ditetapkan. Selain fasilitas ruang pengolahan,
pengaturan arsip statis membutuhkan unsur pendukung kerja, yakni peralatan
(equipments) dan sarana kearsipan (supplies). Hal ini diperlukan untuk
menyimpan arsip mulai dari level naskah (item), berkas (file), seri arsip (record
series) dan grup arsip (fonds). Umumnya pengaturan arsip statis memerlukan
peralatan kearsipan, seperti lemari atau rak arsip (stacks), boks, map/folder,
amplop, can, dan pembungkus lainnya. Peralatan maupun sarana kearsipan

Beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan berkaitan dengan
perwujudan ruang pengolahan seperti: volume arsip, jenis arsip, fasilitas, kualitas).

secara umum harus memperhitungkan dua hal, yakni bebas asam (acid free) dan
sesuai dengan kebutuhan karakteristik fisik arsipnya. Untuk sarana kearsipan
diharapkan menggunakan bahan dengan tingkat keasaman (pH) 7-8.
Secara umum ada empat jenis peralatan kearsipan, yakni peralatan untuk
arsip berbasis kertas (paper based), berbasis audio-visual (film, video, foto,
rekaman suara), berbas elektronik (magnetik, optik), dan arsip tanpa ukuran
(nonstandard size). Peralatan arsip yang digunakan dalam pengaturan arsip
statis harus memenuhi kebutuhan untuk perlindungan karakter fisik arsip
masing-masing jenis arsip, sehingga pengolahan atau pengaturan arsip
menjamin pelestarian arsip yang memiliki nilaiguna permanen.

Penataan arsip yang pada dasarnya adalah pengelolaan aspek fisik,
hanya dapat dilakukan setelah arsip dideskripsikan sesuai dengan ketentuan
yang teknis yang berlaku sehingga mencerminkan kelanjutan dari pengaturan
aspek intelektualnya. Ketepatan identifikasi arsip yang dibuat dalam rangka
penataan informasinya menjadi amat penting dalam penataan arsip karena
berkaitan langsung pada kemudahan temu baliknya (Terminologi Kearsipan
Indonesia, 2002:89).

Dalam penataan arsip audio-visual membutuhkan penanganan secara
intelektual dan teknik (intelectual and technical handling). Pendeskripsian arsip
audio-visual menuntut penyajian data intelektual dan data teknis secara akurat
dari arsip yang diolah. Data intelektual mencakup data yang berkaitan dengan
apa (masalah, judul/sub judul/subjek), siapa (pelaku) yang diwawancara, di
mana (lokasi), kapan (kurun waktu), masa putar (durasi), tahun pembuatan
(produksi), dsb. Sedangkan data teknis yang meliputi data tentang jenis arsip,
format atau ukuran, kualitas warna dan suara serta tingkat kerusakan.

Berkaitan dengan tuntutan ketersedian data intelektual dan teknik yang
dibutuhkan oleh user sesuai dengan jenis dan karakteristik arsip, maka dalam
mengolah arsip audio-visual suka atau tidak suka, peralatan seperti steenbeck
film, telesine, projektor, videocassette recorder, transcriber, tape player,
microreader, dll. harus senantiasa tersedia di Lembaga Kearsipan.
Selain peralatan operasional yang melekat pada aktivitas teknis
pengolahan informasi arsip, perlu juga dipersiapkan juga peralatan pendukung
kerja untuk melindungi kenyamanan dan kesehatan kerja Arsiparis, seperti
masker, sarung tangan, jas/jaket, sabun anti kuman.

6. SDM (Human Resources)
Arsip statis dikelola sebagai informasi mengandung pengertian bahwa
pengaturan arsip tidak semata-mata dari aspek fisik atau otentisitasnya,
melainkan justru terutama pada aspek informasi atau reliabilitasnya. Artinya baik
untuk arsip konvensional maupun audio visual atau pun arsip elektronik,
pengaturannya harus ditekankan pada pengelompokan berdasarkan unit-unit
informasi kegiatan yang siap pakai (ready to use) untuk kepentingan akses dan mutu layanan kepada publik.
Untuk menjamin efisiensi dan efektivitas pengaturan arsip statis
diperlukan unsur pendukung kerja, yakni SDM kearsipan yang profesional.
Dalam hal ini dapat dimanfaatkan Arsiparis – Pegawai Negeri Sipil yang diberi tugas,
tanggung jawab, wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang
berwenanang untuk melaksanakan kegiatan kearsipan (SK Menpan No.
09/KEP/M.PAN/2/2002) – yang memang telah dipersiapkan sebagai tenaga
profesional untuk mengolah arsip sebagaimana diatur dalam Surat Keputusan
Menteri Negara Nomor 09/KEP/M.PAN/2/2002 tentang Jabatan Fungsional
Arsiparis dan Angka Kreditnya. Arsiparis sebagai tenaga profesional berhak untuk
mengolah/mengatur arsip statis di Lembaga Kearsipan tanpa harus ada
kekawatiran kesalahan pengaturan fisik dan informasi, maupun pembocoran
informasi.

Dengan adanya pengaturan arsip secara profesional oleh Arsiparis yang
memiliki kemampuan dalam manajemen kearsipan, ilmu pengetahuan, dan
menyukai kegiatan layanan jasa, serta memiliki kemampuan pendukung (bahasa
asing, teknologi informasi dan kmomunikasi) pada setiap Lembaga Kearsipan ,
maka pada gilirannya akan dimungkinkan terselenggaranya suatu sistem
kearsipan statis nasional secara terpadu dengan memanfaatkan perangkat
teknologi informasi dan komunikasi, baik dalam kerangka jaringan informasi
intern Lembaga Kearsipan (local area network) maupun jaringan informasi antar
Lembaga Kearsipan (wide area network) atau sejenis JIKN (Jaringan Informasi
Kearsipan Nasional). Dalam hal ini bukan saja dimungkin untuk mengetahui
khasanah arsip statis pada satu Lembaga Kearsipan, melainkan informasi
khasanah arsip statis antar Lembaga Kearsipan (ANRI, BKD, KAD)

D. Epilog
Pengelolaan arsip statis tidak cukup hanya mengandalkan kepada
bagaimana suatu Lembaga Kearsipan berhasil mengakusisi (mengumpulkan),
menyimpan, dan melestarikan arsip statis, tanpa melakukan upaya pengaturan
informasinya, sehingga dapat memenuhi fungsi kultural arsip statis dengan
tersedianya layanan untuk kesejarahan, penelitian, dan publik.
Pemenuhan fungsi kultural arsip statis pada hakekatnya merupakan upaya
Lembaga Kearsipan dalam meningkatkan akses dan mutu layanan arsip statis
kepada masyarakat, dengan tingkat otentisitas dan reliabilitas yang tinggi tanpa
mengabaikan ketentuan perundangan yang berlaku.

Upaya peningkatan aksesibilitas masyarakat terhadap arsip statis pada
Lembaga Kearsipan dapat dicapai dengan pemikiran sistemik dalam pengaturan
arsip statis, sehingga dapat menciptakan konsep atau strategi pengaturan arsip
yang menyeluruh, baik perangkat lunak maupun perangkat kerasnya. Strategi
perangkat lunak merupakan aspek kontrol pengaturan arsip statis, meliputi :
pemahaman ilmu kearsipan, ketersediaan standar deskripsi, koordinasi kerja.
Sadangkan ruang pengolahan, peralatan, dan SDM kearsipan yang mempunyai
keunggulan kompetitif (competitive advantage) merupakan strategi perangkat
keras, yang berperan sebagai aspek pendukung dalam pengaturan arsip statis.
Penerapan strategi pengaturan arsip statis yang didasarkan atas konsep

pengelolaan arsip statis (archives management) pada hakekatnya adalah
bagaimana menempatkan Lembaga Kearsipan pada strategi yang tepat, yakni
menciptakan posisi Lembaga Kearsipan sebagai organisasi yang unik (rareness)
dan bernilai (value). Karena dalam menjalankan fungsi dan perannya, Lembaga
Kearsipan sangat memahami apa yang harus dilakukan, mampu melakukan
trade-off dalam berkompetisi, bertindak dengan ukuran-ukuran, bekerja
didasarkan konsep dan standar, senantiasa menciptakan keharmonisan kerja,
melayani mayarakat/publik, dan memperhatikan kepentingan stakeholders.

Eksistensi Lembaga Kearsipan sebagai wali arsip statis pada era
reformasi dituntut untuk responsif terhadap perubahan-perubahan lingkungan
strategis yang terjadi pada saat ini, seperti good governance, otonomi daerah,
perkembangan ilmu pengatahuan di bidang teknologi informasi dan komunikasi,
arus globalisasi, ilmu dan praktik kearsipan. Lembaga Kearsipan sebagai birokrasi
pemerintah harus mampu menjadi organisasi yang dapat melindungi hak-hak

generasi kini dan mendatang atas memori kolektif bangsa/memori dunia,
menjadi organisasi yang mampu menjembatani antargenerasi, lembaga penyaji
informasi publik yang responsip dan komunikatif, serta mampu mewujudkan
penyelenggaraan kearsipan nasional secara efisien dan efektif

 

Sumber berita : http://www.anri.go.id/category/28-168-Artikel-Online

 

 

Produk terbaru

Tiga Kelana Ian Brown
Order Sekarang » SMS : 081329343920
ketik : Kode - Nama barang - Nama dan alamat pengiriman
Nama BarangThe BOY In The MOON : Perjuangan Seorang Ayang dari Anak Penyandang Sindrom CFC
Harga Tiga Kelana Ian Brown
Anda Hemat
Warning: Division by zero in /home/www/arsippus.sragenkab.go.id/wp-content/themes/WPgrosir/includes/stores/inc/vtr-price.php on line 67
0 (0.00%)
Lihat Detail
Gava Media Bunafit nugroho
Order Sekarang » SMS : 081329343920
ketik : Kode - Nama barang - Nama dan alamat pengiriman
Nama BarangLatihan Membuat Aplikasi WebPHP dan mySQL dengan Dreamweaver
Harga Gava Media Bunafit nugroho
Anda Hemat
Warning: Division by zero in /home/www/arsippus.sragenkab.go.id/wp-content/themes/WPgrosir/includes/stores/inc/vtr-price.php on line 67
0 (0.00%)
Lihat Detail
Republika Rusdiono Mukri dan Yulianto
Order Sekarang » SMS : 081329343920
ketik : Kode - Nama barang - Nama dan alamat pengiriman
Nama BarangJURUS JITU ATASI KRISIS : Pengalaman Mustafa Abubakar Memimpin Bulog
Harga Republika Rusdiono Mukri dan Yulianto
Anda Hemat
Warning: Division by zero in /home/www/arsippus.sragenkab.go.id/wp-content/themes/WPgrosir/includes/stores/inc/vtr-price.php on line 67
0 (0.00%)
Lihat Detail
PT. Ikrar Mandiriabadi Grolier International, Inc
Order Sekarang » SMS : 081329343920
ketik : Kode - Nama barang - Nama dan alamat pengiriman
Nama BarangIlmu Pengetahuan Populer
Harga PT. Ikrar Mandiriabadi Grolier International, Inc
Anda Hemat
Warning: Division by zero in /home/www/arsippus.sragenkab.go.id/wp-content/themes/WPgrosir/includes/stores/inc/vtr-price.php on line 67
0 (0.00%)
Lihat Detail
New Diglossia Roy Chandra Putra
Order Sekarang » SMS : 081329343920
ketik : Kode - Nama barang - Nama dan alamat pengiriman
Nama BarangCari DUIT Lewat Bengkel Komputer dan Laptop
Harga New Diglossia Roy Chandra Putra
Anda Hemat
Warning: Division by zero in /home/www/arsippus.sragenkab.go.id/wp-content/themes/WPgrosir/includes/stores/inc/vtr-price.php on line 67
0 (0.00%)
Lihat Detail
R&W Publishing Dr. Dino patti Djalal
Order Sekarang » SMS : 081329343920
ketik : Kode - Nama barang - Nama dan alamat pengiriman
Nama BarangHARUS BISA!!!! : Seni Memimpin Ala SBY
Harga R&W Publishing Dr. Dino patti Djalal
Anda Hemat
Warning: Division by zero in /home/www/arsippus.sragenkab.go.id/wp-content/themes/WPgrosir/includes/stores/inc/vtr-price.php on line 67
0 (0.00%)
Lihat Detail
Progressio Fahmi Nurul Akbar
Order Sekarang » SMS : 081329343920
ketik : Kode - Nama barang - Nama dan alamat pengiriman
Nama BarangBuku Pintar Wirausaha : KOMUNIKASI Penjualan Kreatif
Harga Progressio Fahmi Nurul Akbar
Anda Hemat
Warning: Division by zero in /home/www/arsippus.sragenkab.go.id/wp-content/themes/WPgrosir/includes/stores/inc/vtr-price.php on line 67
0 (0.00%)
Lihat Detail
Kompas JA Noert Jahyo
Order Sekarang » SMS : 081329343920
ketik : Kode - Nama barang - Nama dan alamat pengiriman
Nama BarangDari Ladang sampai Kabinet : Menggugat Nasib Petani
Harga Kompas JA Noert Jahyo
Anda Hemat
Warning: Division by zero in /home/www/arsippus.sragenkab.go.id/wp-content/themes/WPgrosir/includes/stores/inc/vtr-price.php on line 67
0 (0.00%)
Lihat Detail

Jumlah Pengunjung

Hubungi Kami

0271 892721
081329343920
081329343920
perpustakaansragen@gmail.com

Calender

August 2019
M T W T F S S
« Jul    
 1234
567891011
12131415161718
19202122232425
262728293031  
0271 892721
081329343920
081329343920
perpustakaansragen@gmail.com