SRAGEN – “Penggunaan arsip dinamis diperuntukkan bagi kepentingan pemerintahan dan masyarakat” demikian disampaikan oleh Fadlilah Kusmarini, SIP, mengawali sesi paparan materi dalam kegiatan Bimbingan Teknis (Bimtek) yang bertajuk Pengelolaaan Arsip Dinamis di SKPD, Selasa (27/9). Kegiatan yang digawangi oleh Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Sragen ini dilaksanakan dalam waktu tiga hari, dengan mengusung tema pengelolaan Arsip Dinamis di ranah pemerintahan.
Lebih lanjut, Kusmarini, menguraikan bahwa pengelolaan arsip dinamis dilakukan terhadap arsip vital, arsip akti serta arsip inaktif. Pengelolaaan arsip dinamis, dilaksanakan dalam empat kegiataan utama yakni penciptaan arsip, pennggunaan arsip, pemeliharaan arsip dan penyusutaan arsip. Sehingga, pencipta arsip wajib mengelola arsip dinamis yang mengandung informasi yang dapat digunakan sebagai pertanggungjawaban kepada publik. Hal ini dilakukan sebagai upaya mendukung manajemen organisasi dalam proses perencanaan, operasional kegiatan, pengawasan, alat pembuktian, memori organisasi serta memori kolektif.
Pada sesi yang sama, Lilis Ina Riswati, S.Sos, MSi, memaparkan materi tentang Pengurusan Surat Menyurat. Dalam paparannya, Lilis menjelaskan pentingnya keberadaan surat-surat bagi organisasi, maka suatu keharusan apabila surat perlu dikelola dengan baik ketika surat itu akan dibuat ataupun diterima oleh pihak yang dituju. Dengan adanya penanganan/pengurusan surat (mail handling), diharapkan semua surat-surat yang berisi informasi kedinasan, dapat dikelola secara efektif sehingga informasi surat dapat diterima atau disampaikan kepada pihak yang berkepentingan secara aman dan cepat.
Terkait pemanfaaan teknologi, Lilis menjelaskan kemajuan teknologi komunikasi dan informasi yang pesat serta potensi pemanfaatannya secara luas, membuka peluang bagi pengaksesan, pengelolaan dan pendayagunaan informasi dalam penyelenggaraan kearsipan. Pemanfaatan teknologi komunikasi dan informasi di bidang kearsipan khususnya hal pengurusan surat akan memudahkan proses administrasi pemerintahan sehingga meningkatkan efisiensi, efektifitas, transparansi dan akuntabilitas penyelenggaraan kearsipan. (Nova_Arsip)