Tugas Pokok & Fungsi


Berdasarkan Peraturan Bupati Sragen Nomor 21 Tahun 2023 Tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi, Serta Tata Kerja Perangkat Daerah dan Staf Ahli Bupati


Tugas dan Fungsi

(1) Dinas Arsip dan Perpustakaan mempunyai tugas membantu Bupati melaksanakan Urusan Pemerintahan bidang kearsipan dan bidang perpustakaan yang menjadi kewenangan Daerah dan Tugas Pembantuan yang diberikan kepada Daerah.
(2) Pengelompokan tugas dan fungsi Kelompok Jabatan Fungsional pada Dinas Arsip dan Perpustakaan, terdiri atas:
a. Sekretariat, terdiri atas Kelompok Unsur Perencanaan, Evaluasi, Pelaporan, dan Keuangan;
b. Bidang Kearsipan, terdiri atas:
1. Kelompok Unsur Pengelolaan Arsip;
2. Kelompok Unsur Perlindungan dan Penyelamatan Arsip; dan
3. Kelompok Unsur Akuisisi Arsip; dan
c. Bidang Perpustakaan, terdiri atas:
1. Kelompok Unsur Pengelolaan Perpustakaan;
2. Kelompok Unsur Pelestarian Koleksi Nasional dan Naskah Kuno; dan
3. Kelompok Unsur Pembinaan Perpustakaan dan Pembudayaan Gemar Membaca.

NO JABATAN/UNIT ORGANISASI TUGAS FUNGSI/URAIAN TUGAS
1 Kepala Dinas Membantu Bupati dalam melaksanakan Urusan Pemerintahan bidang perpustakaan dan bidang kearsipan yang menjadi kewenangan Daerah dan Tugas Pembantuan yang diberikan kepada Daerah a. Perumusan kebijakan bidang perpustakaan dan bidang kearsipan;
b. Pelaksanaan kebijakan bidang perpustakaan dan bidang kearsipan;
c. Pelaksanaan pemantauan, evaluasi dan pelaporan bidang perpustakaan dan bidang kearsipan;
d. Pelaksanaan administrasi dinas bidang perpustakaan dan bidang kearsipan; dan
e. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh bupati terkait dengan tugas dan fungsinya
2 Sekretariat Memberikan pelayanan teknis dan administratif serta koordinasi pelaksanaan tugas di lingkungan Dinas Arsip dan Perpustakaan a. Pengoordinasian dan penyusunan program, anggaran, dan evaluasi kinerja di lingkungan Dinas Arsip dan Perpustakaan, meliputi:
Perencanaan, Penganggaran, dan Evaluasi Kinerja Perangkat Daerah (meliputi: Penyusunan Dokumen Perencanaan; Koordinasi dan Penyusunan Dokumen RKA-SKPD dan perubahan; Koordinasi dan Penyusunan DPA-SKPD dan perubahan; Koordinasi dan Penyusunan Laporan Capaian Kinerja dan Ikhtisar Realisasi Kinerja SKPD; Evaluasi Kinerja Perangkat Daerah); Pengelolaan Data dan Informasi; serta kegiatan lain sesuai bidang tugas;
b. Pelaksanaan hubungan masyarakat dan keprotokolan di lingkungan Dinas Arsip dan Perpustakaan;
c. Pelaksanaan pengelolaan keuangan di lingkungan Dinas Arsip dan Perpustakaan, meliputi:
Administrasi Keuangan Perangkat Daerah (meliputi: Penyediaan Gaji dan Tunjangan ASN; Penyediaan Administrasi Pelaksanaan Tugas ASN; Pelaksanaan Penatausahaan dan Pengujian/Verifikasi Keuangan SKPD; Koordinasi dan Pelaksanaan Akuntansi SKPD; Pengelolaan dan Penyiapan Bahan Tanggapan Pemeriksaan; Koordinasi dan Penyusunan Laporan Keuangan Bulanan/Triwulanan/Semesteran SKPD/ Laporan Keuangan Akhir Tahun SKPD; Penyusunan Pelaporan dan Analisis Prognosis Realisasi Anggaran); Administrasi Pendapatan Daerah Kewenangan Perangkat Daerah; Koordinasi Penyusunan Laporan SPIP serta kegiatan lain sesuai bidang tugas;

d. Pengelolaan perlengkapan, administrasi umum, rumah tangga, aset, dan jasa penunjang di lingkungan Dinas Arsip dan Perpustakaan;
e. Pengelolaan urusan organisasi dan tata laksana di lingkungan Dinas Arsip dan Perpustakaan;
f. Pengelolaan urusan Aparatur Sipil Negara di lingkungan Dinas Arsip dan Perpustakaan; dan
g. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan pimpinan yang berkaitan dengan tugasnya.
2.1 Subbagian Umum dan Kepegawaian Melaksanakan penyiapan bahan penyusunan program kerja, bahan perumusan kebijakan teknis operasional, bahan pelaksanaan kebijakan, bahan pengoordinasian administratif, pelayanan administratif dan pelaksanaan kebijakan daerah, serta bahan pemantauan, evaluasi, dan pelaporan di bidang Umum dan Kepegawaian a. Penyiapan bahan penyusunan rencana program dan anggaran di bidang Umum dan Kepegawaian;
b. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis operasional di bidang Umum dan Kepegawaian;
c. Penyiapan bahan pelaksanaan kebijakan di bidang Umum dan Kepegawaian;
d. Penyiapan bahan pengoordinasian administratif di bidang Umum dan Kepegawaian;
e. Pelayanan administratif dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang Umum dan Kepegawaian meliputi:
Administrasi Barang Milik Daerah; Administrasi Kepegawaian; Administrasi Umum; Pengadaan dan Pemeliharaan Barang Milik Daerah Penunjang Urusan Pemerintah Daerah; Penyediaan Jasa Penunjang Urusan Pemerintahan Daerah; Pengelolaan Protokol; Laporan Pelaksanaan Reformasi Birokrasi; Pelayanan Publik dan Hubungan Masyarakat; Organisasi dan Tata Laksana Perangkat Daerah; serta kegiatan lain sesuai bidang tugasnya.

f. Penyiapan bahan pemantauan, evaluasi, dan pelaporan di bidang Umum dan Kepegawaian; dan
g. Pelaksanaan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan yang berkaitan dengan bidang tugasnya.
3 Bidang Kearsipan Melaksanakan penyiapan bahan program kerja, penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis operasional, pelaksanaan kebijakan, pengoordinasian pelaksanaan tugas, pemantauan, evaluasi, dan pelaporan di bidang Pengelolaan Arsip, Perlindungan dan Penyelematan Arsip, dan Akuisisi Arsip. a. Penyusunan bahan program kerja di bidang Pengelolaan Arsip, Perlindungan dan Penyelematan Arsip, dan Akuisisi Arsip;
b. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis operasional di bidang Pengelolaan Arsip, Perlindungan dan Penyelematan Arsip, dan Akuisisi Arsip;
c. Pelaksanaan kebijakan di bidang Pengelolaan Arsip, Perlindungan dan Penyelematan Arsip, dan Akuisisi Arsip, meliputi:

1) Kelompok Unsur Pengelolaan Arsip:
Pengelolaan Arsip Dinamis (meliputi: Penciptaan dan Penggunaan Arsip Dinamis; Pemeliharaan dan Penyusutan Arsip Dinamis; Pengawasan Arsip Dinamis Kewenangan Kabupaten); Pengelolaan Simpul Jaringan Informasi Kearsipan Nasional Tingkat Kabupaten (meliputi: Penyediaan Informasi, Akses dan Layanan Kearsipan Tingkat Daerah Kabupaten melalui JIKN; Pemberdayaan Kapasitas Unit Kearsipan dan Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten); Pelaksanaan Alih Media dan Reproduksi Arsip; Pembinaan, Pengawasan dan Layanan Konsultasi Pelaksanaan Kearsipan Di Perangkat Daerah, Perusahaan, Organisasi Kemasyarakatan/Organisasi Politik, Masyarakat, dan Desa/Kelurahan; Pembinaan SDM Kearsipan; Fasilitasi Lomba dan Pameran Arsip; Pembentukan Desa Percontohan Tertib Arsip serta kegiatan lain sesuai bidang tugas;

2) Kelompok Unsur Perlindungan dan Penyelamatan Arsip:
Perlindungan dan Penyelamatan Arsip Akibat Bencana (meliputi: Evakuasi dan Identifikasi Arsip Akibat Bencana; Pemulihan dan Penyimpanan Arsip Akibat Bencana); Penyelamatan Arsip Perangkat Daerah yang Digabung dan/atau Dibubarkan, dan Pemekaran Daerah Kecamatan dan Desa/Kelurahan (meliputi: Pendataan, Penyusunan Daftar dan Penilaian serta Penyerahan atau Pemusnahan Arsip bagi Penggabungan/Pembubaran Perangkat Daerah; Pendampingan Penyelamatan Arsip bagi Pemekaran Daerah Kecamatan/Desa/Kelurahan); Pelayanan Izin Penggunaan Arsip yang Bersifat Tertutup (meliputi: Penyusunan dan Penetapan SOP Penggunaan Arsip yang Bersifat Tertutup; Penyediaan Daftar dan Penetapan Izin Penggunaan Arsip yang Bersifat Tertutup); Preservasi Arsip; Perawatan Arsip; Sistem Keamanan Arsip; Audit Kearsipan Internal serta kegiatan lain sesuai bidang tugas;

3) Kelompok Unsur Akuisisi Arsip:
Pengelolaan Arsip Statis (meliputi: Pengumpulan dan Penyampaian Salinan Otentik Naskah Asli Arsip Terjaga Kepada ANRI; Akuisisi, Pengolahan, Preservasi, dan Akses Arsip Statis); Pemusnahan Arsip di Lingkungan Pemerintah yang Memiliki Retensi di Bawah 10 (sepuluh) Tahun (meliputi: Penilaian, Penetapan dan Pelaksanaan Pemusnahan Arsip yang Memiliki Retensi di Bawah 10 (sepuluh) Tahun; Pelaksanaan Pemusnahan Arsip yang Memiliki Retensi di Bawah 10 Tahun)); Pemusnahan Arsip Di lingkungan Pemerintah Daerah yang memiliki retensi Sekurang-kurangnya 10 Tahun; Autentikasi Arsip Statis dan Arsip Hasil Alih Media (meliputi: Penilaian dan Penetapan Autentisitas Arsip Statis sesuai Persyaratan Penjaminan Keabsahan Arsip; Penilaian dan Penetapan Hasil Alih Media sesuai Persyaratan Penjaminan Keabsahan Arsip); Pencarian Arsip Statis yang Dinyatakan Hilang (meliputi: Penilaian dan Penetapan Autentisitas Arsip Statis yang dinyatakan Hilang; Evaluasi dan Penetapan Hasil Alih Media yang dinyatakan Hilang; Penetapan dan Pengumuman Daftar Pencarian Arsip (DPA)) serta kegiatan lain sesuai bidang tugas;

d. Pengoordinasian pelaksanaan tugas di bidang Pengelolaan Arsip, Perlindungan dan Penyelematan Arsip, dan Akuisisi Arsip;
e. Pelaksanaan pemantauan, evaluasi, dan pelaporan di bidang Pengelolaan Arsip, Perlindungan dan Penyelematan Arsip, dan Akuisisi Arsip; dan
f. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh pimpinan sesuai dengan bidang tugasnya.
4 Bidang Perpustakaan Melaksanakan penyiapan bahan program kerja, penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis operasional, pelaksanaan kebijakan, pengoordinasian pelaksanaan tugas, pemantauan, evaluasi, dan pelaporan di bidang Pengelolaan Perpustakaan, Pelestarian Koleksi Nasional dan Naskah Kuno, Pembinaan Perpustakaan dan Pembudayaan Gemar Membaca. a. Penyusunan bahan program kerja di bidang Pengelolaan Perpustakaan, Pelestarian Koleksi Nasional dan Naskah Kuno, Pembinaan Perpustakaan dan Pembudayaan Gemar Membaca;
b. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis operasional di bidang Pengelolaan Perpustakaan, Pelestarian Koleksi Nasional dan Naskah Kuno, Pembinaan Perpustakaan dan Pembudayaan Gemar Membaca;
c. Pelaksanaan kebijakan di bidang Pengelolaan Perpustakaan, Pelestarian Koleksi Nasional dan Naskah Kuno, Pembinaan Perpustakaan dan Pembudayaan Gemar Membaca, meliputi:

1) Kelompok Unsur Pengelolaan Perpustakaan:
Pengembangan dan Pemeliharaan Layanan Perpustakaan Elektronik; Pengembangan Perpustakaan; Pengembangan Kekhasan Koleksi Perpustakaan Daerah; Pengembangan Layanan Perpustakaan Rujukan; Pengembangan Bahan Pustaka; Pengelolaan dan Pengembangan Bahan Pustaka; Penyusunan Data dan Informasi Perpustakaan, Tenaga Perpustakaan, dan Pustakawan; Pelaksanaan Kajian Kepuasan Pemustaka, Kerja Sama Antar Perpustakaan dan Membangun Jejaring Perpustakaan; Pembinaan dan Evaluasi Tenaga Perpustakaan dan Pustakawan serta kegiatan lain sesuai bidang tugas;

2) Kelompok Unsur Pelestarian Koleksi Nasional dan Naskah Kuno:
Peningkatan Peran Serta Masyarakat dalam Penyimpanan, Perawatan, Pelestarian, dan Pendaftaran Naskah Kuno; Pengembangan, Pengolahan dan Pengalihmediaan Naskah Kuno yang dimiliki oleh Masyarakat untuk Dilestarikan dan Didayagunakan; Seleksi dan Pengadaan Koleksi Budaya Etnis Nusantara; Pengolahan dan Penyiangan Koleksi Budaya Etnis Nusantara; Penghimpunan dan Pendistribusian Bahan Pustaka serta kegiatan lain sesuai bidang tugas;

3) Kelompok Unsur Pembinaan Perpustakaan dan Pembudayaan Gemar Membaca:
Pembinaan Perpustakaan Pada Satuan Pendidikan Dasar di Seluruh Wilayah Kabupaten sesuai dengan Standar Nasional Perpustakaan; Pembinaan Perpustakaan Khusus; Peningkatan Kapasitas Tenaga Perpustakaan dan Pustakawan; Sosialisasi Budaya Baca dan Literasi pada Satuan Pendidikan Dasar dan Pendidikan Khusus serta Masyarakat; Pembangunan dan Pemeliharaan Sarana Perpustakaan di Tempat-Tempat Umum yang Menjadi Kewenangan Daerah; Pemberian Penghargaan Gerakan Budaya Gemar Membaca; Pengembangan Literasi Berbasis Inklusi Sosial; Pemilihan Duta Baca Tingkat Daerah Kabupaten; Pengkajian Minat Baca Masyarakat; Pembudayaan Gemar Membaca; Pelayanan Perpustakaan di Luar Kantor; Promosi Budaya Baca; Pameran dan Lomba Perpustakaan/Buku; Layanan Perpustakaan Keliling; Pengelolaan Pojok Baca serta kegiatan lain sesuai bidang tugas;

d. Pengoordinasian pelaksanaan tugas di bidang Pengelolaan Perpustakaan, Pelestarian Koleksi Nasional dan Naskah Kuno, Pembinaan Perpustakaan dan Pembudayaan Gemar Membaca;
e. Pelaksanaan pemantauan, evaluasi, dan pelaporan di bidang Pengelolaan Perpustakaan, Pelestarian Koleksi Nasional dan Naskah Kuno, Pembinaan Perpustakaan dan Pembudayaan Gemar Membaca; dan
f. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh pimpinan sesuai dengan bidang tugasnya.