DINAS ARSIP DAN PERPUSTAKAAN KAB. SRAGEN
0271 892721 sms 081329343920 081329343920 perpustakaansragen@gmail.com
Ayo Gemar Membaca Untuk Mewujudkan SRAGEN SMART CITY

SEJARAH TATA KEARSIPAN DI INDONESIA

Monday, September 11th 2017.

                                                                  Oleh: Yulianti L. Parani
Lembaga Kearsipan merupakan lembaga konservator dari peninggalan tertulis masa lampau.
Salah satu peninggalan tertulis adalah “arsip” yang merupakan naskah yang dibuat dan diterima
oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintahan dalam rangka pelaksanaan
kegiatan pemerintah.

Arsip Nasional R.I. sebagai Lembaga Kearsipan di Indonesia menyimpan serta memelihara
arsip-arsip peninggalan administrasi badan-badan atau organisasi yang mempunyai wewenang
sebagai pemerintah di Indonesia.

Sejarah tata kearsipan di Indonesia mengupas asal-usul arsip-arsip serta penatannya yang
menjadi tanggungjawab pokok dari Arsip Nasional R.I. Kalau kita berbicara mengenai badanbadan
atau organisasi yang menginggalkan hasil kegiatan administrasinya dan sekarang menjadi
tanggung jawab dari pada Arsip Nasional R.I. yang dipelihara karena baik secara langsung
maupun tidak langsung mencerminkan kehidupan bangsa dan tanah air kita. Sejarah tata
kearsipan di Indonesia tidak bisa dilepaskan dari sejarah administrasi pemerintahan di Indonesia,
yang telah meninggalkan jejaknya dalam berita tertulis sebagai hasil kegiatan administrasi.Demikian pula tidak bisa dilepaskan kondisi sosial politik serta struktur organisasi dari lembaga
atau organisasi yang telah meninggalkan arsip-arsipnya.

Arsip-arsip yang dari organisasi yang tertua yang dipelihara Arsip Nasional R.I. adalah
Vereenigde Oest Indische Compagnie. Sebagai suatu organisasi, V.O.C. didirikan di Negeri
Belanda pada tahun 1602 dan berakhir tahun 1799. Struktur organisasi yang membawa akibat
penataran arsip-arsipnya terutama dalam pelaksanaan pekerjaannya di Indonesia sudah
ditetapkan oleh pimpinan pusat di Negeri Belanda. V.O.C. merupakan suatu organisasi dari
perkumpulan-perkumpulan dagang di Negeri Belanda yang melalui hak oktrooi yang diberikan
pada tahun 1602 oleh Staten General Belanda mendapat hak penuh tidak saja dalam
perdagangan di Timur tetapi juga untuk menguasai daerah dan mengurusi tanah/daerah di Timur.

Dengan demikian dapat dikatakan bahwa V.O.C. mendapat wewenang politik yang berfungsi
juga sebagai pemerintah dan mendapat kekuasaan penuh untuk menjadi wakil dari pemerintah
Belanda terutama apabila berhadapan dengan raja-raja dan penguasa-penguasa di Timur. Pada
tanggal 27 Nopember 1609 ditetapkan bahwa penguasa tertinggi di Indonesia adalah Gubernur
Jenderal dan Raad van Indie. Pada masa V.O.C. kekuasaan Raad van Indie lebih besar dari
Gubernur Jenderal sehingga segala aktivitas dalam menjalankan tugas-tugas dan fungsi harus
diresolusikan atau dimusyawarahkan. Maka terjadilah arsip-arsip yang terdiri terutama dariresolusi-resolusi dan arsip-arsip lain yang biasanya secara langsung atau tidak langsung
berhubungan dengan resolusi-resolusi tersebut. Sistem penataan semacam ini sering dikenal
sebagai: Resolutiestelsel dan mengalami klasifikasi berdasarkan “Jenis arsip”, misalnya: resolusi,
missieven (surat-surat dinas), bijlagen (lampiran-lampiran), ingekomen stukken (surat-surat
masuk), copi utgaande stukken (salinan surat-surat keluar), orders (perintah-perintah),
dagregister, rapporten, memorie van overgave, adviezen dan lain-lain. Segala kegiatan, tugas
dan fungsi diresolusikan yang merupakan kelompok “seri” dan lampiran-lampirannya dalam seri
tersendiri, kemudian segala kejadian penting dicatat dalam buku harian (Dagregister). Segala
aktivitas yang cukup teliti ini dari administrasi arsip V.O.C. disebabkan karena sebagai
organisasi yang mendapat hak oktrooi dengan kekuasaan yang begitu besar harus melapor secara
berkala segala tindakannya di Staten General Belanda. Peninggalan administrasi V.O.C. yang
terdapat di Arsip Nasional R.I. terdiri atas seri “resolusi” berupa buku-buku yang disusun secara
kronologis dengan index masalah sebagai lampiran pada tiap buku. Penyusunan lampiran
disesuaikan dengan kronologi daripada resolusi. Buku-buku resolusi dengan masalahnya
merupakan jalan masuk terhadap lampiran-lampiran yang berupa surat-surat dan naskah-naskah
lainnya.

Ketika Indonesia secara resmi menjadi daerah jajahan Belanda pada abad 19 (V.O.C. dibubarkan
1799), kekuasaan Gubernur Jenderal menjadi lebih penting dan lebih kuat daripada Raad van
Indie, sehingga kebiasaan bermusyawarah untuk mengeluarkan resolusi atau segala aktivitas
ditinggalkan. Segala kegiatan kepemerintahan dengan kebijaksanaan dan keputusan-keputusan
dilakukan Gubernur Jenderal sendiri yang didampingi oleh badan yang dikenal sebagai
Algemeene Secretarie (Sekretaris Negara). Jabatan Sekretaris pemerintah dipegang oleh dua
orang dan dikenal sebagai Algemeene Secretarie dan Gouvernements Secretarie, penataan arsip
sesuai dengan terciptanya arsip pada masa itu. Dalam hal ini dapat ditarik suatu garis yang
hampir bersamaan dengan praktek di Negeri Belanda, dimana ketatanegaraan telah berubah
menjadi suatu kerajaan dengan segala aktivitas pemerintah yang tersentralisir di Raja itu sendiri.
Penyusunan arsip mendekati ‘verbaal system’ Belanda dari tahun 1823 dan dikemudian hari
berkembang ke satu “sistim dossier” berdasarkan besluit (keputusan). Penyusunan arsip pada
abad 19 ini lebih menyerupai Sistim Register atau lebih dikenal di Negeri Belanda sebagai
“Registratuurstelsel”. Sistim kearsipan ini sudah disertai berbagai jalan masuk yang lebih terarah
seperti buku-buku agenda, index, klapper (suatu daftar mengenai nama, tempat dan berbagai
subject heading lainnya yang disusun secara alfabetis dan berfungsi sebagai jalan masuk
terhadap buku-buku index saja). Klasifikasi sering disusun berdasarkan jenis arsip seperti pada
zaman VOC juga, misalnya: seri besluiten, notulen, verslagen, rapporten, handelingen dan lainlain.
Klasifikasi ini disebut juga sebagai klasifikasi fisik. Di dalam index baru dimasukkan
masalah-masalah yang berupa informasi yang terdapat dalam arsip. Menjelang akhir abad 19
arsip-arsip dari Algemeene Secretarie sudah ada pedoman permasalahan yang di index dengan
kode-kode nomor dan huruf. Perkembangan administrasi negara dan administrasi perkantoran di Indonesia pada abad 20 membawa perubahan baru juga dalam penataan arsip terutama di dalam
badan-badan yang berstatus Departemen, sedangkan Agemeene Secretarie tidak seberapa banyak
berubah kecuali arsip-arsipnya dari jaman N.I.C.A. 1945-1949.

Untuk mendapat gambaran mengenai penataan arsip pada waktu itu, dalam hal ini diambil
sebagai contoh penataan arsip dari Departement van Binnenlandsh Bestuur 1910-1940 yang
diserahkan menurut prosedur setelah Perang Dunia II ke Arsip Nasional R.I. Arsip-arsip ini
penyusunannya masih dalam keadaan seperti pada masa dinamisnya. Departement van
Binnenlandsh Bestuur ini telah menetapkan suatu pedoman registrasi terutama dalan mengagendir,
mencatat arsip-srsip di dalam correspondentie kaarten. Pedoman tersebut sebetulnya
merupakan pedoman klasifikasi dimana para para regisrator harus mempertimbangkan
penempatan suatu arsip (surat masuk dan surat keluar). Untuk arsip-arsip rahasia diberi tanda x
di belakang tiap nomor kode. Pokok masalah dibagi atas 18 masalah yang disusun secara
alfabetis dilihat dari kode-kodenya.

Pokok masalah merupakan percampuran dari masalah-masalah yang menyangkut facilitative
activities dengan substantive activities (aktivitas yang menyangkut tugas dan fungsi). Masingmasing
pokok masalah dibagi-bagi lagi dengan urutan berdasarkan masing-masing dan tidak
secara alfabetis. Pokok masalah diberi kode huruf-huruf besar, ada yang hanya satu dan ada yang
lebih dan masalah diberi kode angka. Demikianlah sekedar penjelasan mengenai arsip-arsip dari
Departement van Binnenlandsh Bestuur yang telah diserahkan di Arsip Nasional R.I.

Sejak 1916 di Indonesia diperkenalkan dan dikembangkan suatu sistim kearsipan oleh seseorang
bernama KAUL BACH yang kemudian disebut sebagai sistim Kaulbach oleh para ahli kearsipan
Indonesia. Sebetulnya sistim Kaulbach ini tidak lain dari pada sistim Register yang
mempergunakan kartu-kartu sebagai register dan bukan buku-buku.

Sistim Register mempergunakan kartu ini mulai 1916 digunakan oleh lembaga-lembaga
pemerintah Hindia Belanda yang di kemudian hari ternyata masih digunakan juga pada jaman
R.I. baik secara murni maupun campuran.

Algemeene Secretarie tetap mempergunakan buku-buku agenda disertai index dan klapper
sebagai register juga pada zaman NICA. Hanya klasifikasi dan peng-kode-an mengalami
perubahan. Arsip-arsip Algemeene Secretarie dari zaman NICA ini diklasifikasikannya telah
mempergunakan masalah dan perihal (subject and case) dan sudah mulai memisahkan antara
arsip-arsip yang menyangkut facilitative activities dan substantive activities.

Setelah kita merdeka badan-badan yang berwenang dalam bidang kearsipan telah berusaha
menertibkan kehidupan kearsipan di negara kita. Arsip Nasional R.I. dan LAN, sejak 1973 telah
memperkenalkan suatu pola baru sistim kearsipan dinamis dengan mempergunakan kartu kendali
dan penataan berkas berdasarkan masalah yang disusun secara terarah dalam suatu pola klasifikasi. Sistim tata kearsipan dinamis ini bertujuan menertibkan sistim kearsipan di Indonesia
dengan mengikut-sertakan berbagai perkembangan dalam Administrasi Negara kita. Sistim baru
ini telah disebarluaskan melalui berbagai pendidikan dan latihan kearsipan dan sudah mulai
diterima dan terapkan oleh berbagai badan pemerintah. Sistim baru ini berhasrat membawa
kehidupan kearsipan di Negara kita menuju ke suatu masa tertib arsip melalui penanganan yang
terarah yang saling berkaitan dan tunjang-menunjang dari pengurusan surat, klasifikasi, index,
penataan berkas, penyusutan dan penghasutan arsip.

Sumber Berita : http://www.anri.go.id/category/28-168-Artikel-Online

Produk terbaru

PT. Ikrar Mandiriabadi Grolier International, Inc
Order Sekarang » SMS : 081329343920
ketik : Kode - Nama barang - Nama dan alamat pengiriman
Nama BarangIlmu Pengetahuan Populer
Harga PT. Ikrar Mandiriabadi Grolier International, Inc
Anda Hemat
Warning: Division by zero in /home/www/arsippus.sragenkab.go.id/wp-content/themes/WPgrosir/includes/stores/inc/vtr-price.php on line 67
0 (0.00%)
Lihat Detail
New Diglossia Roy Chandra Putra
Order Sekarang » SMS : 081329343920
ketik : Kode - Nama barang - Nama dan alamat pengiriman
Nama BarangCari DUIT Lewat Bengkel Komputer dan Laptop
Harga New Diglossia Roy Chandra Putra
Anda Hemat
Warning: Division by zero in /home/www/arsippus.sragenkab.go.id/wp-content/themes/WPgrosir/includes/stores/inc/vtr-price.php on line 67
0 (0.00%)
Lihat Detail
R&W Publishing Dr. Dino patti Djalal
Order Sekarang » SMS : 081329343920
ketik : Kode - Nama barang - Nama dan alamat pengiriman
Nama BarangHARUS BISA!!!! : Seni Memimpin Ala SBY
Harga R&W Publishing Dr. Dino patti Djalal
Anda Hemat
Warning: Division by zero in /home/www/arsippus.sragenkab.go.id/wp-content/themes/WPgrosir/includes/stores/inc/vtr-price.php on line 67
0 (0.00%)
Lihat Detail
Progressio Fahmi Nurul Akbar
Order Sekarang » SMS : 081329343920
ketik : Kode - Nama barang - Nama dan alamat pengiriman
Nama BarangBuku Pintar Wirausaha : KOMUNIKASI Penjualan Kreatif
Harga Progressio Fahmi Nurul Akbar
Anda Hemat
Warning: Division by zero in /home/www/arsippus.sragenkab.go.id/wp-content/themes/WPgrosir/includes/stores/inc/vtr-price.php on line 67
0 (0.00%)
Lihat Detail
Kompas JA Noert Jahyo
Order Sekarang » SMS : 081329343920
ketik : Kode - Nama barang - Nama dan alamat pengiriman
Nama BarangDari Ladang sampai Kabinet : Menggugat Nasib Petani
Harga Kompas JA Noert Jahyo
Anda Hemat
Warning: Division by zero in /home/www/arsippus.sragenkab.go.id/wp-content/themes/WPgrosir/includes/stores/inc/vtr-price.php on line 67
0 (0.00%)
Lihat Detail
Ar-Ruz Media Mohammad Sarori
Order Sekarang » SMS : 081329343920
ketik : Kode - Nama barang - Nama dan alamat pengiriman
Nama BarangAnalisis & Strategi : Meningkatkan Daya Saing Sekolah
Harga Ar-Ruz Media Mohammad Sarori
Anda Hemat
Warning: Division by zero in /home/www/arsippus.sragenkab.go.id/wp-content/themes/WPgrosir/includes/stores/inc/vtr-price.php on line 67
0 (0.00%)
Lihat Detail
Bee Media Indonesia Dr. Ronald Hutapea SKM Ph.D
Order Sekarang » SMS : 081329343920
ketik : Kode - Nama barang - Nama dan alamat pengiriman
Nama BarangWhy Rokok? : Tembakau dan Peradaban Manusia
Harga Bee Media Indonesia Dr. Ronald Hutapea SKM Ph.D
Anda Hemat
Warning: Division by zero in /home/www/arsippus.sragenkab.go.id/wp-content/themes/WPgrosir/includes/stores/inc/vtr-price.php on line 67
0 (0.00%)
Lihat Detail
Order Sekarang » SMS : 081329343920
ketik : Kode - Nama barang - Nama dan alamat pengiriman
Nama BarangFikih Keluarga : Panduan Membangun Keluarga Sakinah Sesuai Syariat
Harga
Lihat Detail

Jumlah Pengunjung

Hubungi Kami

0271 892721
081329343920
081329343920
perpustakaansragen@gmail.com

Calender

July 2019
M T W T F S S
« Sep    
1234567
891011121314
15161718192021
22232425262728
293031  
0271 892721
081329343920
081329343920
perpustakaansragen@gmail.com