DINAS ARSIP DAN PERPUSTAKAAN KAB. SRAGEN
0271 892721 sms 081329343920 081329343920 perpustakaansragen@gmail.com
Ayo Gemar Membaca Untuk Mewujudkan SRAGEN SMART CITY

Aspek Legal dalam Akses Informasi dari Arsip

Monday, September 11th 2017.

Aspek Legal dalam Akses Informasi dari Arsip

(Oleh: Krihanta)

Keberadaan dan efektivitas suatu pusat dokumentasi dan informasi seperti
Perpustakaan, Pusat Dokumentasi dan Pusat Arsip Statis salah satunya ditandai dengan
tingkat akses terhadap materi yang disimpan dan kelola. Namundalam akses terhadap
Arsip Statis lebih kompleks dan banyak aspek terkait jika disbanding dengan akses di
perpustakaan dan pusat dokumenytasi. Aspek yang sangat rumit dan menjadi bahan
kajian serta perdebatan adalah aspek legal atau aspek hukum. Di Perpustakaan aspek
legal yang terkait yang paling dominan adalah masalah hak cipta (copyright), namun jika
akses terhadap arsip khususnya aspek legal yang terkait meliputi Undang-undang tentang
Kebebasan Memperoleh Informasi (KMI) dan kemudian berkembang menjadi
Kebebasan Memperoleh Informasi Publik (KMIP) atau Freedom of Information Act
(FOI); Rahasia Pribadi (Privacy); Rahasia Negara (Secrecy); serta terkait dengan
Undang-undang Kearsipan suatu negara (Archival Act). Perbedaan mendasar antara arsip
dan bahan pustaka dalam hal akses dikarenakan tujuan awal terciptanya arsip dan bahan
pustaka; bahwa arsip tercipta bukan untuk di sebarluaskan (unpublish), sementara buku
umumnya diciptakan untuk disebarluaskan (publish). Aspek legal terkait dengan akses
merupakan bahasan yang menarik karena tingkat dan aturan akses di setiap negara
berbeda-beda dan bervariasi serta terkait dengan aspek politik budaya dan psikologi dan
sejarah suatu bangsa.

Undang-undang Kearsipan (Archival Act)
Masalah akses terhadap arsip baik dinamis maupun statis berbeda-beda untuk tiap
Negara yang dipengaruhi oleh factor psychologis, politis dan serta aspek budaya
masyarakat suatu negara. Dalam undang-undang arsip statis (Archival Act) di beberapa
negara akses terhadap arsip statis terdapat aturan masa tertutup (close) arsip sejak
diciptakan memenuhi beberapa tahun tertentu sampai arsip tersebut dibuka (disclose)
dan dapat diakses masyarakat (public). Masa tertutup tersebut berbeda-beda untuk setiap
negara, seperti :

20 tahun di Israel, Kamerun, Zambia, Botswana;
30 tahun di Inggeris (PRO), Gambia, Kenya, Tanzania, India serta Australia;
35 tahun di Swiss(arsip federal), Lesotho;
45 tahun di Austria
50 tahun di Cekoslowakia, Denmark, Ghana, Pantai Gading, Madagaskar dan Nigeria
(Eric Katelaar, 1985: 83). Kemudian Australia 25 tahun, Malaysia 25 tahun,
Akses tersebut juga berbeda-beda untuk tiap kategori arsip. Di Perancis akses yang
berkaitan dengan medical record 150 tahun, arsip judicial dan notariat , statistic arsip
yangt mengandung data personal setelah 100 tahun dan personal file setelah 120 tahun.
Sementara arsip

Di beberapa negara dalam Archives Act-nya tidak ditetapkan waktu tertentu usia
arsip yang dapat diakses, seperti di Jepang, Itali, Zaire dan Indonesia tapi umumnya pada
masa retensi arsipnya ada yang lebih dari 30 tahun sehingga dapat diakses. Indonesia
dalam undang-undang kearsipan (Undang-undang Nomor 7 tahun 1971, Undang-undang
Nomor 9 tahun 1997) belum tercantum tentang akses secara jelas dan tidak ada potokan
setelah berapa tahun arsip tercipta baru dapat diakses. Dengan kata lain undang-undang
kearsipan Indonesia belum mencantumkan secara eksplisit aturan tentang akses terhadap
arsip, namun pada prakteknya akses tidak berdasarkan usia arsip tetapi tergantung nilai
guna arsip. Jika masa simpan dinamis sudah selesai dan pada arsip tersebut terdapat nilai
sekunder menjadi arsip statis, maka umumnya arsip statis tersebut yang berada di Arsip
Nasional RI atau di Lembaga Kearsipan Daerah dapat diakses masyarakat pengguna
(user).

Kebebasan Memperoleh Informasi (Freedom of Information Act) vs Rahasia
Negara (Secret Act)

Aspek legal lain yang sangat terkait dengan akses baik terhadap arsip statis dan
dinamis adalah undang-undang kebebasan memperoleh informasi. Munculnya bahasan
tentang undang-undang kebebasan informasi akan sangat berpengaruh terhadap
pembahasan tentang kearsipan. Arsip dinamis yang selama ini sifatnya tertutup dapat menjadi terbuka dibawah undang-undang kebebasan memperoleh informasi. Di berbagai
negara aturan tentang hal ini dalam berbagai nama seperti Freedom of the Press Act
(Swedia), Open Files Act (Denmark), Freedom of Information (Amerika Serikat), The
Right of Information Act, Access to Information Act dan di Indonesia aturan tersebut
disebut dengan Kebebasan Memperoleh Informasi Publik (KMIP). Negara yang pertama
kali menerapkan undang-undang yang berkaitan dengan kebebasan memperoleh
informasi tersebut adalah Swedia dengan Freedom of Information Act tahun 1766. Di
Asia, sama halnya dengan sebagian besar negara lain di wilayah Asia Tenggara, dimana
hanya Thailand yang telah memiliki undang-undang kebebasan memperoleh informasi
ini.

Usulan dibahasnya undang-undang tentang KMIP di Indonesia awalnya digagas
oleh LSM khususnya ICEL (Indonesian Center for Environmental Law), (kemudian
pada proses selanjutnya didukung oleh banyak LSM bulan November 2000 berdiri
Koalisi KMI yang terdiri dari 30 organisasi lainnya). Ketua ICEL Mas Ahmad Santosa
berpendapat bahwa ‘Pemerintah yang terbuka mendorong pula terwujudnya
pemerintahan yang bersih dari korupsi, kolusi dan nepotisme (KKN). Keterbukaan
mencegah penyalahgunaan wewenang maupun penyimpangan (Kompas, 31 Agustus
2000; 8). Sementara politikus Andi Mallarangeng mengatakan bahwa ‘Kebebasan warga
negara mendapatkan informasi dari lembaga-lembaga negara atau institusi pemerintah
mutlak diperlukan. Selain untuk transparansi, kebebasan warga negara mendapatkan
informasi merupakan bagian dari counter intelligence (intelijen balasan) warga negara
terhadap pemerintah (Kompas, 5 Februari 2002;19). Sementara itu menurut Bull
pemerintah seharusnya bisa memberi kesempatan kepada masyarakat yang ingin tahu
ada apa di balik layar (What happened behind the scene). Tidak hanya terhadap arsip
statis yang bersifat terbuka tapi juga mengurangi tradisi kerahasiaan resmi. (Bull, Citra,
1997:24)

Pandangan perlunya kebebasan memperoleh informasi juga telah dicantumkan
dalam beberapa undang-undang. Pada UUD 1945 perubahan kedua pasal 28f
disebutkan; “Setiap orang berhak untuk berkomunikasi, dan memperoleh informasi untuk
mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya serta berhak untuk mencari,
memperoleh, memiliki, menyimpan, mengolah, dan menyampaikan informasi dengan menggunakan segala jenis saluran yang tersedia.” Dalam beberapa peraturan sebenarnya
sudah dijamin hak masyarakat untuk akses informasi seperti akses informasi tentang tata
ruang pada Undang-undang Nomor 24 tentang Tata Ruang; informasi tentang
lingkungan hidup pada Undang-undang Nomor 23 tahun 1997 tentang Pengelolaan
Lingkungan Hidup serta informasi yang benar, jelas, jujur mengenai kondisi dan
jaminan barang dan atau jasa pada Undang-undang Nomor 8 tahun 1999 tentang
Perlindungan Konsumen. (Sulastio, makalah pada Diskusi KMIP di Universitas Petra
Surabaya, 8 Februari 2006)

Namun upaya melahirkan undang-undang tersebut memakan waktu dan
pembahasan panjang karena berkaitan dengan kepentingan pihak yang berkaitan dengan
informasi tersebut serta institusi yang menyimpannya. Setelah dibahas selama dua tahun,
baru pada tahun 2002 Koalisi KMIP menghasilkan draft RUU Kebebasan Memperoleh
Informasi yang diadopsi oleh DPR pada Maret 2002. Kemudian disetujui menjadi draft
RUU KMIP di DPR pada rapat 5 Juli 2005 namun pada 7 Maret 2006 baru dibahas
pemerintah dan DPR.

Munculnya undang-undang KMIP memicu pula lahirnya usulan untuk
pembahasan RUU tentang Rahasia Negara (RN), pertentangan antara kedua rancangan
undang-undang ini menjadi pembahasan yang alot karena saling bertolak belakang.
Menurut Djoko Susilo (anggota DPR dari Fraksi Reformasi) bahwa RUU Rahasia Negara
menganit rezim kerahasiaan, negara mengatur hal-hal yang dianggap rahasia. Sebaliknya
RUU KMIP menganut rezim keterbukaan, artinya semua informasi pada prinsipnya
dapat diakses publik, kecuali informasi yang dianggap rahasia (Kompas, 13 Maret
2002:6). RUU Rahasia Negara pertama kali digagas oleh Lembaga Sandi Negara tahun
2002 yang dalam tugas pokoknya adalah bidang persandian menyangkut kerahasiaan
negara; kemudian RUU Rahasia Negara ini dibahas Departemen Pertahanan. Menteri
Pertahanan Juwono Sudarsono menyatakan bahwa pemerintah dan negara perlu diberi
keleluasaan merahasiakan beberapa kebijakannya agar tidak selalu didikte atau
dicampurtangani banyak pihak. Jika tidak, yang muncul nanti pemerintahan mobokrasi,
berdasarkan gerombolan (mob). (Kompas, 14 Juni 2006:8)

Pro Kontra terhadap pembahsan RUU Rahasia Negara dan RUU KMIP
merupakan bukti bahwa kebebasan serta kerahasiaan terhadap suatu informasi sulit ditentukan batasannya karena berada pada dua kutub yang berbeda. Pembahasannya
memerlukan waktu yang cukup lama karena menyangkut dua kepentingan yang
berseberangan. Sebenarnya di dalam RUU KMIP sendiri juga telah dicantumkan tentang
pengecualian kebebasan yang meliputi Rahasia Negara (proses penegakan hukum,
pertahanan keamanan, system intelijen negara, system persandian negara, system intelijen
negara, asset vital negara), Rahasia Instansi/Rahasia Jabatan, Rahasia Pribadi dan
Rahasia Bisnis (Persaingan Usaha yang sehat, Hak atas Kekayaan Intelektual/HaKI). Hal
ini karena kebebasan yang tidak bersifat mutlak sehingga hal-hal yang berkaitan dengan
rahasia negara, rahasia instansi/jabatan, rahasia pribadi dan rahasia bisnis juga diatur
dalam KMIP. Namun pihak yang menggagas RUU Rahasia Negara tidak merasa puas
dan merasa hal tersebut sangat penting sehingga harus diatur dalam undang-undang
tersendiri. Sehingga sampai saat ini kedua RUU tersebut masih dalam tahap pembahasan
di DPR dan masuk dalam prioritas program legislasi nasional 2005-2009, untuk tahun
2005. Titik cerah pembahasan RUU KMIP mulai terlihat dengan diselesaikannya
sebagaian besar daftar inventarisasi masalah. Diharapkan dengan undang-undang tersebut
kehidupan pemerintahan lebih transparan, seperti menurut Hubert J Gijzen direktur
representative Unesco di Jakarta bahwa transparansi diyakini akan bermuara pada
penguatan demokrasi dan tata pemerintahan yang lebih baik, dalam hal praktis
transparansi dapat mengurangi korupsi.(Kompas, RUU KMIP Masih Hadapi Tiga
Kendala, 8 Maret 2007:3)

Jika dikaitkan dengan keberadaan arsip maka pembahasan kedua RUU tersebut
sangat terkait khususnya dengan undang-undang kearsipan khususnya masalah akses
terhadap arsip baik statis maupun dinamis. Jika kedua RUU tersebut disyahkan akan
berpengaruh terhadap Undang-undang Nomor 7 tahun1997, terutama pasal 11 terkait
dengan ketentuan pidana pembocoran isi naskah arsip dan mimiliki arsip dengan tidak
sah. Oleh karena itu pembahasan RUU KMIP maupun RUU Rahasia Negara menjadi
penting untuk mengikut sertakan pihak Arsip Nasional RI serta pihak ANRI harus
proaktif dalam mengawal lahirnya kedua RUU tersebut.

Hak Cipta (Copyright) dan Akses
Hak cipta cuga merupakan aspek legal yang harus dipertimbangkan dalam akses
informasi. Banyak pemahaman masyarakat bahkan di kalangan akademisi bahwa arsip
tidak memiliki hak cipta. Hal ini juga terlihat pada pasal tentang obyek hak cipta pada
Undang–undang hak cipta Nomor 12 Tahun 1997 pasal 11, bahwa arsip tidak disebutkan
secara ekisplisit sebagai karya yang dilindungi. Hanya disebutkan pada poin (1).. ciptaan
yang dilindungi adalah ciptaan dalam bidang ilmu pengetahuan, seni dan sastra yang
meliputi : a. buku, program computer, pamplet, susunan perwajahan karya tulis yang
diterbitkan, dan semua hasil karya tulis lainnya. Jadi arsip baik dinamis maupun statis
tidak tercantum sebagai objek hak cipta.

Pemahaman masyarakat tentang hak cipta umumnya juga hanya terkait dengan
hak ekonomi atau materi, padahal hal cipta juga terdapat hak moral. Suatu ciptaan secara
ekonomi dapat dijual, namun hak moral melekat pada sipencipta. Sehingga malaupun
suatu hak cipta sudah dijual, namun kewajiban untuk mencantumkan nama si pencipta
harus tetap dilakukan.

Bagaimana dengan hak cipta terhadap arsip? Dari obyek hak cipta dalam undangundang
hak cipta memang tidak tercantum bahwa arsip salah satu dari objek hak cipta.
Hanya disebutkan bahwa obyek hak cipta termasuk ‘semua hasil karya tulis lainnya’.
Namun sebenarnya arsip baik dinamis maupun statis memiliki hak cipta (copyrighted
material). Di Australia dalam Archives Act 1983 pada bagian akses sudah disinggung
masalah intelellectual property right, dimana salah satunya adalah hak cipta.

Dalam Undang-undang Kearsipan UU No. 7/1971 juga belum dibahas
mengenai hak cipta berkaitan dengan akses arsip. Aturan tentang hak cipta dalam akses
terhadap arsip penting karena menjembatani kepentingan kepentingan pemilik dengan
pengguna arsip. Untuk arsip statis yang umumnya sudah terbuka, dalam sarana temu
kembali atau jalan masuk (finding aid) juga dicantumkan syarat akses berkaitan dengan
hak cipta. Hal ini akan mempermudah layanan di ruang baca kepada pengguna. Bahkan
dalam Isad (G) juga dipersyaratkan tentang aspek legal hak cipta yaitu pada point 3.4. 2
tentang syarta reproduksi arsip (condition governing reproduction). (International
Standard Archival Description (General), Second Edition, diadopsi oleh komite Deskripsi
Standar, Stokholm, Swedia, Sept. 1999)

Sumber Berita : http://www.anri.go.id/category/28-168-Artikel-Online

Produk terbaru

Order Sekarang » SMS : 081329343920
ketik : Kode - Nama barang - Nama dan alamat pengiriman
Nama BarangJALUR GULA Kembang Peradaban Kota Lama SEMARANG
Harga
Lihat Detail
Order Sekarang » SMS : 081329343920
ketik : Kode - Nama barang - Nama dan alamat pengiriman
Nama BarangKompilasi Karya Pemenang Lomba Artikel dan Karya Jurnalistik Serta Foto Pendidikan dan Kebudayaan 2018
Harga
Lihat Detail
Pustaka Afarah Amru Nur Kholis
Order Sekarang » SMS : 081329343920
ketik : Kode - Nama barang - Nama dan alamat pengiriman
Nama Barang52 Khutbah Jum’at Praktis
Harga Pustaka Afarah Amru Nur Kholis
Anda Hemat
Warning: Division by zero in /home/www/arsippus.sragenkab.go.id/wp-content/themes/WPgrosir/includes/stores/inc/vtr-price.php on line 67
0 (0.00%)
Lihat Detail
Prestasi Pustakakarya Sudarmaji Lamiran
Order Sekarang » SMS : 081329343920
ketik : Kode - Nama barang - Nama dan alamat pengiriman
Nama BarangINFOPRENEUR
Harga Prestasi Pustakakarya Sudarmaji Lamiran
Anda Hemat
Warning: Division by zero in /home/www/arsippus.sragenkab.go.id/wp-content/themes/WPgrosir/includes/stores/inc/vtr-price.php on line 67
0 (0.00%)
Lihat Detail
Change Publication Andrew Matthews
Order Sekarang » SMS : 081329343920
ketik : Kode - Nama barang - Nama dan alamat pengiriman
Nama BarangBahagia Di Masa Sulit
Harga Change Publication Andrew Matthews
Anda Hemat
Warning: Division by zero in /home/www/arsippus.sragenkab.go.id/wp-content/themes/WPgrosir/includes/stores/inc/vtr-price.php on line 67
0 (0.00%)
Lihat Detail
PT.ELEX MEDIA KOMPUTINDO Yudhy Wicaksono
Order Sekarang » SMS : 081329343920
ketik : Kode - Nama barang - Nama dan alamat pengiriman
Nama BarangMengoptimalkan Fitur Excel dengan Formula dan Fungsi
Harga PT.ELEX MEDIA KOMPUTINDO Yudhy Wicaksono
Anda Hemat
Warning: Division by zero in /home/www/arsippus.sragenkab.go.id/wp-content/themes/WPgrosir/includes/stores/inc/vtr-price.php on line 67
0 (0.00%)
Lihat Detail
Mediakita FANY ARIASARI
Order Sekarang » SMS : 081329343920
ketik : Kode - Nama barang - Nama dan alamat pengiriman
Nama BarangPernak- Pernik BLOG Cantik, Atraktif, Fungsional
Harga Mediakita FANY ARIASARI
Anda Hemat
Warning: Division by zero in /home/www/arsippus.sragenkab.go.id/wp-content/themes/WPgrosir/includes/stores/inc/vtr-price.php on line 67
0 (0.00%)
Lihat Detail
Informatika Bandung Rickman Roedavan
Order Sekarang » SMS : 081329343920
ketik : Kode - Nama barang - Nama dan alamat pengiriman
Nama BarangUnity Tutorial Game Engine
Harga Informatika Bandung Rickman Roedavan
Anda Hemat
Warning: Division by zero in /home/www/arsippus.sragenkab.go.id/wp-content/themes/WPgrosir/includes/stores/inc/vtr-price.php on line 67
0 (0.00%)
Lihat Detail

Jumlah Pengunjung

Hubungi Kami

0271 892721
081329343920
081329343920
perpustakaansragen@gmail.com

Calender

May 2019
M T W T F S S
« Sep    
 12345
6789101112
13141516171819
20212223242526
2728293031  
0271 892721
081329343920
081329343920
perpustakaansragen@gmail.com